Wenn der Notfall kein Plan bleibt: Warum Vorbereitung echte Verantwortung ist

Notfallplanung klingt für viele Unternehmen zunächst nach Pflicht, Papier und Schublade. In Wirklichkeit geht es aber um etwas viel Größeres: um Handlungsfähigkeit, Orientierung und die Fähigkeit, in entscheidenden Momenten nicht den Überblick zu verlieren.

Gleichzeitig verändert künstliche Intelligenz gerade die Art und Weise, wie Unternehmen Risiken erkennen, Informationen bewerten und Entscheidungen vorbereiten können. Damit entsteht eine spannende Frage: Wird der Notfallplan der Zukunft noch ein statisches Dokument sein – oder ein intelligenter Begleiter, der Organisationen hilft, schneller, klarer und verantwortungsvoller zu handeln?

Im Gespräch mit Thomas Laszlo von WAS-TUN-WENN geht es darum, warum gute Vorbereitung heute wichtiger ist, denn je. Wie Unternehmen mit Krisen, Ausfällen und Unsicherheit umgehen sollten – und welche Rolle KI dabei spielen kann, ohne dass der Mensch aus der Verantwortung genommen wird.

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„Gute Vorbereitung entscheidet, ob ein Unternehmen handlungsfähig bleibt - auch wenn die Krise anders eintritt als erwartet."

(Zitat: Thomas Laszlo, WAS-TUN-WENN)

Nahed Hatahet: Herr Laszlo, viele Unternehmen beschäftigen sich mit Notfallplanung erst dann, wenn bereits etwas passiert ist. Was war bei Ihnen persönlich der Moment, in dem aus einem Interesse an Struktur, Dokumentation und IT ein echtes berufliches Thema wurde?

Thomas Laszlo: Viele glauben, dass meine Leidenschaft für Notfallplanung aus meiner langjährigen Tätigkeit in der IT stammt. Tatsächlich begann sie schon viele Jahre früher – an einem Ort, den vermutlich niemand erwarten würde: an der Rezeption des Hotels InterContinental in Wien.

Ich war damals regelmäßig im Nachtdienst, als eines Abends plötzlich der Strom ausfiel. Eigentlich hätte das Notstromaggregat übernehmen sollen. Tat es aber nicht. Innerhalb weniger Minuten füllte sich die Lobby mit verunsicherten und zunehmend aufgebrachten Gästen.

Manche mussten am nächsten Morgen wichtige Präsentationen halten oder Meetings vorbereiten und erwarteten verständlicherweise Lösungen von mir.

Meine ehrliche Antwort lautete damals: „Ich weiß nicht, was ich tun soll. Ich habe nicht mal Taschenlampen.“ Wir hatten keinen Notfallplan. Niemand hatte mich darauf vorbereitet. Damals hätte ich mir vermutlich jede noch so einfache Checkliste gewünscht.

Dieses Erlebnis hat mich nie wieder losgelassen. Mir wurde bewusst, dass Menschen in Krisen nicht nach Perfektion suchen. Sie suchen Orientierung. Sie wollen wissen, was passiert, wer entscheidet und worauf sie sich verlassen können.

Rückblickend erkenne ich, dass mich Struktur schon immer fasziniert hat. Ich konnte programmieren, bevor ich überhaupt einen eigenen Computer besaß – mein erstes Projekt war ein selbstgebauter Vokabeltrainer. Komplexe Dinge einfach zu strukturieren hat mir schon damals Freude gemacht. Damals wusste ich noch nicht, dass daraus einmal mein Beruf werden würde.

Bei CSC durfte ich Notfallpläne für internationale Kunden entwickeln, bei Manpower Notfallkonzepte für die laut Risikoanalyse wichtigsten Szenarien. Als während Corona mein Jahre zuvor erstellter Vogelgrippe-Notfallplan gebraucht wurde, wurde mir klar: Gute Vorbereitung entscheidet, ob ein Unternehmen handlungsfähig bleibt – auch wenn die Krise anders eintritt als erwartet..

Genau daraus entstand schließlich WAS-TUN-WENN. Unsere Vision lautet: Jedes Unternehmen hat ein Notfallhandbuch. Nicht, weil Gesetze oder Normen es verlangen, sondern weil gute Vorbereitung Menschen Sicherheit gibt und Unternehmen auch dann handlungsfähig bleiben, wenn das Unerwartete eintritt.

Nahed Hatahet: Wenn man über Notfallpläne spricht, denkt man schnell an Dokumente, Checklisten und Prozesse. Was wird dabei Ihrer Meinung nach häufig übersehen, wenn es in der Praxis wirklich ernst wird?

Thomas Laszlo: Der größte Irrtum ist die Annahme, dass ein Dokument namens „Notfallhandbuch“ das eigentliche Ziel ist. Es gehört wesentlich mehr dazu: Vorlagen, Hilfsmittel und Möglichkeiten, auch ohne die gewohnten Systeme weiterarbeiten zu können. Entscheidend ist ebenso, dass die Menschen im Unternehmen damit dann im Ernstfall arbeiten können. Ich versuche deshalb, Notfallpläne nie aus Sicht eines Beraters zu schreiben, sondern aus Sicht jener Menschen, die sie im Ernstfall verwenden. Jede Abteilung soll ihren Teil des Notfallplans verstehen und eigenständig anwenden können, ohne sich durch ein hundertseitiges Dokument arbeiten zu müssen.

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„Ich versuche Notfallpläne nie aus Sicht eines Beraters zu schreiben, sondern aus Sicht jener Menschen, die sie im Ernstfall verwenden."

(Zitat: Thomas Laszlo, WAS-TUN-WENN)

In meinen Workshops höre ich erstaunlich oft einen Satz: „Ich glaube nicht, dass wir dafür etwas vorbereiten können – wir würden das dann spontan entscheiden.“ Genau dieser Gedanke ist gefährlich. Denn unter Stress treffen wir selten bessere Entscheidungen als im Alltag. Im Gegenteil: Zeitdruck, Unsicherheit und Emotionen führen dazu, dass selbst erfahrene Führungskräfte wichtige Aspekte übersehen.

Ein guter Notfallplan nimmt den Menschen das Denken nicht vollständig ab. Er schafft Orientierung. Er beantwortet grundlegende Fragen: Wer übernimmt die Führung? Wer informiert Mitarbeitende, Kunden oder Behörden? Welche Maßnahmen haben Priorität? Wie aktivieren wir alternative Abläufe um den Betrieb aufrecht zu halten?

Genauso wichtig ist Kommunikation. Wer im Ernstfall nicht klar kommuniziert, verliert Zeit und Vertrauen.

Deshalb spreche ich lieber von Handlungsfähigkeit als von Dokumentation. Ein Unternehmen ist nicht deshalb gut vorbereitet, weil ein Ordner im Regal steht. Es ist vorbereitet, wenn Menschen auch unter Druck wissen, was zu tun ist und gemeinsam ins Handeln kommen.

Nahed Hatahet: In einer Krise zeigt sich oft schonungslos, ob ein Unternehmen nur etwas dokumentiert hat oder ob Menschen wirklich handlungsfähig sind. Was braucht ein Notfallplan, damit er im Ernstfall nicht nur vorhanden ist, sondern auch tatsächlich wirkt?

Thomas Laszlo: Ein Notfallhandbuch darf niemals für Auditoren oder Behörden geschrieben werden. Es muss für jene Menschen entstehen, die es im Ernstfall tatsächlich verwenden.

Deshalb ist Einfachheit einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Ich sage oft: Keep it simple, not complex. Ein Notfallplan darf im Ernstfall kein Rätsel sein. Wer zuerst überlegen muss, wo er nachschauen soll, hat bereits wertvolle Zeit verloren. Niemand liest während einer Krise hundert Seiten Fließtext. Was gebraucht wird, sind klare Zuständigkeiten, leicht verständliche Abläufe und konkrete Handlungsanweisungen. Jeder muss innerhalb weniger Minuten erkennen können, welche Aufgabe er hat und wie er sie erfüllt.

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„Ein Notfallplan darf im Ernstfall kein Rätsel sein. Wer zuerst überlegen muss, wo er nachschauen soll, hat bereits wertvolle Zeit verloren."

(Zitat: Thomas Laszlo, WAS-TUN-WENN)

Ein Notfallplan wird nicht dadurch gut, dass ihn ein Berater schreibt. Er wird gut, wenn die Menschen, die ihn später brauchen, an seiner Entstehung mitwirken. Dann wird aus einem Dokument ein Werkzeug, dem die Mitarbeitenden vertrauen.

Der schönste Notfallplan hilft wenig, wenn ihn niemand ausprobiert hat. Keine Stadt würde auf die Idee kommen, seine Feuerwehr nur auf dem Papier auszubilden. Trotzdem erleben wir häufig, dass Notfallpläne nie ausprobiert werden. Erst eine Übung zeigt, ob Abläufe funktionieren, Entscheidungen getroffen werden und Verantwortlichkeiten tatsächlich gelebt werden.

Für mich besteht ein wirksames Notfallhandbuch aus vier Dingen: einer einfachen Struktur, vorbereiteten Hilfsmitteln, geübten Abläufen und Menschen, die wissen, warum sie genau so handeln.

Nahed Hatahet: Unsere Arbeitswelt ist heute hochgradig digitalisiert. Gleichzeitig kann genau diese digitale Abhängigkeit im Krisenfall zur Schwachstelle werden. Wie sollten Unternehmen mit diesem Spannungsfeld zwischen digitaler Effizienz und analoger Handlungsfähigkeit umgehen?

Thomas Laszlo: Die Digitalisierung hat Unternehmen enorm effizient gemacht. Informationen sind jederzeit verfügbar, Prozesse laufen automatisiert und Entscheidungen können auf einer hervorragenden Datenbasis getroffen werden. Das ist ein großer Fortschritt.

Gleichzeitig beobachte ich aber eine Entwicklung, die viele unterschätzen: Je digitaler Unternehmen werden, desto stärker hängen sie von funktionierender Technologie ab. Fällt diese aus – sei es durch einen Cyberangriff, einen Stromausfall oder den Ausfall eines Cloud-Dienstes, geraten plötzlich auch einfachste Abläufe ins Stocken.

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„Digitalisierung sorgt für Effizienz, analoge Handlungsoptionen sichern die Handlungsfähigkeit im Ausnahmefall."

(Zitat: Thomas Laszlo, WAS-TUN-WENN)

Deshalb sollten Unternehmen darauf bedacht sein, für Notfälle analoge Handlungsfähigkeit sicherzustellen. Digitalisierung sorgt für Effizienz, analoge Handlungsoptionen sichern die Handlungsfähigkeit im Ausnahmefall.

Das bedeutet nicht, wieder Papierakten einzuführen. Es bedeutet vielmehr, sich bewusst zu fragen: Können wir unsere wichtigsten Entscheidungen auch dann treffen, wenn unsere gewohnten Systeme für einige Stunden oder Tage nicht verfügbar sind? Wissen wir, wie wir miteinander kommunizieren? Haben wir Zugriff auf kritische Informationen? Kennen alle Beteiligten ihre Rolle?

Resiliente Unternehmen planen deshalb immer zwei Wege: den digitalen Standardprozess und einen praktikablen Plan B. Denn letztlich geht es nicht darum, ob Technologie versagt. Sondern darum, ob das Unternehmen und seine Mitarbeitenden auch dann noch handlungsfähig bleiben.

Nahed Hatahet: Künstliche Intelligenz kann Informationen analysieren, Muster erkennen und Szenarien schneller durchdenken, als wir Menschen das je könnten. Was bedeutet das für die Notfallplanung der Zukunft?

Thomas Laszlo: Ich sehe in der künstlichen Intelligenz eine der spannendsten Entwicklungen für die Notfallplanung der nächsten Jahre. Allerdings nicht, weil sie den Menschen ersetzt, sondern weil sie ihn deutlich besser unterstützen kann.

Heute verbringen Unternehmen und Berater noch viel Zeit damit, Informationen zusammenzutragen, Risiken zu analysieren oder Dokumentationen zu erstellen. Ich glaube sogar, dass Notfallpläne künftig keine statischen Dokumente mehr sein werden, sondern lebendige Systeme, die sich gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickeln. KI wird viele dieser Tätigkeiten erheblich beschleunigen. Sie kann Zusammenhänge erkennen, Szenarien simulieren, Schwachstellen aufzeigen oder auf Basis bestehender Dokumente Verbesserungsvorschläge machen. Dadurch wird professionelle Notfallplanung auch für Unternehmen zugänglich, die bisher den Aufwand gescheut haben.

Mindestens genauso spannend finde ich den Einsatz im Ernstfall. Stellen wir uns vor, ein Krisenteam erhält innerhalb weniger Minuten einen strukturierten Überblick über die Situation, mögliche Auswirkungen und bereits vorbereitete Handlungsoptionen. Das spart wertvolle Zeit und reduziert die Informationsflut, die in Krisen häufig zu Überforderung führt.

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„Ich sehe KI vor allem als Verstärker. Die Verantwortung bleibt aber dort wo sie hingehört - beim Menschen."

(Zitat: Thomas Laszlo, WAS-TUN-WENN)

Ich sehe außerdem großes Potenzial bei Notfallübungen. KI kann Krisenszenarien simulieren, unterschiedliche Entwicklungen durchspielen und einem Krisenteam als Sparring-Partner dienen. Das macht Übungen realistischer und gleichzeitig einfacher durchführbar.

Deshalb sehe ich KI vor allem als Verstärker: Sie hilft uns, schneller zu verstehen, bessere Entscheidungen vorzubereiten und Routinearbeiten zu reduzieren. Die Verantwortung bleibt aber dort, wo sie hingehört – beim Menschen.

Nahed Hatahet: Wenn KI in Krisensituationen Empfehlungen geben, Risiken bewerten oder Handlungsoptionen vorschlagen kann, stellt sich automatisch die Frage nach Vertrauen und Verantwortung. Wo sollte aus Ihrer Sicht die Grenze zwischen maschineller Unterstützung und menschlicher Entscheidung liegen?

Thomas Laszlo: Für mich ist diese Grenze sehr klar.

Ich wünsche mir ausdrücklich, dass KI immer mehr Aufgaben übernimmt, die heute Zeit kosten, aber wenig eigentlichen Mehrwert schaffen. Sie darf Informationen auswerten, Dokumente vergleichen, Risiken priorisieren oder unterschiedliche Handlungsoptionen aufzeigen. Das macht Entscheidungen besser und schneller.

Die eigentliche Entscheidung sollte jedoch immer ein Mensch treffen. Gerade in Krisen geht es nicht nur um Fakten. Es geht um Verantwortung, Erfahrung und manchmal auch um Werte. Muss eine Produktion gestoppt werden? Informieren wir Kunden sofort oder warten wir auf weitere Erkenntnisse? Wie gehen wir mit Unsicherheit um? Solche Entscheidungen haben wirtschaftliche, rechtliche und oft auch menschliche Konsequenzen.

Eine KI kann Wahrscheinlichkeiten berechnen. Sie kann aber nicht die Verantwortung für die Folgen übernehmen.

Ich beschäftige mich intensiv mit Geschäftsführerhaftung. Dort zeigt sich sehr deutlich: Echte Verantwortung ist nicht delegierbar. Sie lässt sich weder an Mitarbeitende noch an Berater und schon gar nicht an eine künstliche Intelligenz übertragen.

Deshalb wünsche ich mir eine Zukunft, in der Führungskräfte KI selbstverständlich als Entscheidungshilfe nutzen – ähnlich wie heute Navigationssysteme oder Business-Intelligence-Lösungen. Aber genauso wie wir trotz Navigationssystem selbst am Steuer sitzen, müssen wir auch in Krisen die Verantwortung für unsere Entscheidungen behalten.

Nahed Hatahet: Wenn Notfallplanung nicht als Pflichtübung verstanden werden soll, sondern als Teil einer verantwortungsvollen Unternehmensführung im KI-Zeitalter: Was müssen Entscheiderinnen und Entscheider heute neu begreifen?

Thomas Laszlo: Ich glaube, dass sich unser Verständnis von Führung gerade grundlegend verändert.

Früher wurde von Führungskräften erwartet, möglichst auf jede Frage eine Antwort zu haben. Heute geht es viel stärker darum, die richtigen Fragen zu stellen, gute Entscheidungen vorzubereiten und Menschen Orientierung zu geben. Genau darin liegt aus meiner Sicht die eigentliche Aufgabe moderner Unternehmensführung.

Dazu gehört auch, Unsicherheit nicht zu verdrängen. Ich erlebe häufig, dass Unternehmen sagen: „Wir würden das dann spontan entscheiden.“ Dahinter steckt oft die Hoffnung, dass man den Ernstfall schon irgendwie bewältigen wird. Die Realität zeigt jedoch etwas anderes. Unter Stress werden Entscheidungen nicht besser, sondern schwieriger. Gute Vorbereitung ist kein zusätzlicher Aufwand – sie schafft Handlungssicherheit.

KI wird diesen Wandel weiter beschleunigen. Wissen wird immer schneller verfügbar sein. Analysen werden immer präziser werden. Der Wettbewerbsvorteil wird künftig nicht mehr darin liegen, Informationen zu besitzen, sondern sie verantwortungsvoll zu nutzen und daraus die richtigen Entscheidungen abzuleiten.

Deshalb sehe ich Notfallplanung nicht als Dokumentationsprojekt oder Compliance-Thema. Sie ist Ausdruck guter Unternehmensführung. Unsere Vision lautet: Jedes Unternehmen hat ein Notfallhandbuch. Lange Zeit war das schwer erreichbar, weil individuelle Notfallplanung viel Zeit und Geld kostet. Ich bin überzeugt, dass KI genau das verändern wird. Sie hilft uns dabei, hochwertige Notfallplanung schneller, einfacher und für deutlich mehr Unternehmen verfügbar zu machen. Nicht, um den Menschen zu ersetzen, sondern damit mehr Unternehmen vorbereitet sind, wenn der Ernstfall eintritt.

Am Ende geht es nicht nur darum, ob ein Unternehmen einen Notfall bewältigt. Es geht darum, ob Mitarbeitende, Kunden und Partner darauf vertrauen können, dass auch in schwierigen Situationen Verantwortung übernommen wird. Genau dieses Vertrauen entsteht durch gute Vorbereitung.

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17.07.2026 | Autor: Nahed Hatahet | Digital & AI Transformation Expert, Berater, Trainer, Mentor, Keynote Speaker und Autor.