Die Österreichische Post AG ist der landesweit führende Logistik- und Postdienstleister. Zu den zentralen Leitbildern des Unternehmens gehört die Zukunftsorientierung – und das seit mehr als 500 Jahren seines Bestehens – so auch beim digitalen Arbeitsplatz OSKAR – einen auf Microsoft Technologien basierenden „Modern Workplace“.
Nahed Hatahet sprach im Auftrag der Office 365 Blog Redaktion mit Miriam Mayer, die in ihrer Funktion als Senior Internal Communications Manager der Österreichischen Post das Projekt OSKAR im Fachbereich mit ihrem Team mehr als erfolgreich umsetzen konnte. Ohne zu viel verraten zu wollen, lag der eigentliche Erfolg darin, dass es eben keinen rein technischen Fokus gab. Es ging vielmehr darum, ein Instrument zu schaffen, das eine moderne Unternehmenskultur und effektivere Zusammenarbeit überhaupt erst ermöglicht – mit entsprechenden Begleitmaßnahmen, die so ein Projekt unbedingt benötigt.
Lesen Sie hier nun das Interview mit interessanten Einblicken aus Sicht der Projektleiterin Miriam Mayer und ihrer Erfolgsgeschichte OSKAR – ein digitaler Arbeitsplatz, der den Mitarbeiter ins Zentrum des Geschehens stellt und der strategisch nachhaltig ausgebaut wird.
Nahed Hatahet: Hallo Miriam! Vielen Dank, dass Du uns für dieses Interview zur Verfügung stehst. Der digitale Arbeitsplatz ist in aller Munde und auch Dein Projekt OSKAR hat viel Interesse am Markt erzeugt und Du bist ja mit Deinem Kollegen Markus Wlzek (Anm. der Redaktion: Senior Internal Communications Manager bei der Österreichischen Post) auch viel ins Sachen OSKAR unterwegs und präsentierst Euren Projekterfolg auf verschiedensten Konferenzen. Aber was war nun das konkrete Problem bzw. welche Herausforderung hattest Du und Dein Team bei diesem Vorhaben und warum wurde dieses überhaupt ins Leben gerufen? Warum gibt es OSKAR?
Miriam Mayer: Ja Hallo, vielen Dank für die Möglichkeit über OSKAR und die Österreichische Post mit Office 365 Blog sprechen zu können. Wie in vielen Unternehmen so hatten auch wir eine traditionell gewachsene Infrastruktur für die interne Kommunikation und den Informationsaustausch und damit ein klassisches Intranet. Unser Wissen war nicht vernetzt und außerdem sind über die Zeit einfach zu viele Tools und Insellösungen entstanden. Diese Herausforderungen kennt man, wenn man eben traditionelle Technologien wie ein Intranet oder E-Mail zur Kommunikation nutzt.
Mit OSKAR wollten wir etwas ganz Neues schaffen – etwas, das gekommen ist, um zu bleiben – und nicht nach ein paar Jahren wieder ersetzt werden muss. OSKAR soll leben und laufend weiterentwickelt werden und zu einem internen Brand werden, das unsere moderne Unternehmenskultur unterstützen und fördern soll – und das uns alle in der Post Familie digital verbindet. Ich wollte, dass wenn es um Kommunikation oder Zusammenarbeit bei der Österreichischen Post geht, man immer von OSKAR spricht. Daher war es uns insbesondere wichtig einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, der moderne Kommunikation und Zusammenarbeit bietet und Mitarbeitern einen Mehrwert liefert.
Nach Rücksprache mit unserer IT wurde beschlossen die bestehenden Technologien besser und effektiver zu nutzen, als diese nur „einzuschalten“ und zu hoffen, dass damit gearbeitet wird. Mit den Microsoft SharePoint, Teams, Yammer und Office 365 Technologien, die wir bereits etwas „unkontrolliert“ im Haus hatten, konnten wir auf eine technologische Basis setzen, um eine moderne Kommunikations- und Zusammenarbeitsplattform zu schaffen. Auch hier wollten wir strategisch agieren und nicht nur Tools „freischalten“. Technologie selbst war aber nie der eigentliche Fokus in diesem Projekt, vielmehr ging es darum, an Mehrwerten und Benutzererlebnissen zu arbeiten und die modernen neuen Möglichkeiten und Arbeitsweisen im Unternehmen nachhaltig zu etablieren – und nicht Technologie Tools alleine.
OSKAR soll also die Basis und ein Synonym für einen digitalen Arbeitskulturwandel sein. Ich glaube das ist uns allen sehr gut gelungen, es gilt nun aber auch an unseren Hausaufgaben laufend weiter zu arbeiten und OSKAR eben sukzessive zu erweitern und an die Bedürfnisse und neuen Herausforderungen unserer Mitarbeiter anzupassen – der digitale Wandel lebt von einer stetigen Veränderung. Wir sind alle sehr stolz auf OSKAR und OSKAR ist für uns kein Projekt mehr, OSKAR ist zu einer Reise geworden und diese hat eben erst begonnen. Es bleibt also spannend.
Nahed Hatahet: Anhand welcher Kriterien habt ihr euch für einen Partner für das Projekt entschieden?
Miriam Mayer: Unser Partner ist uns sozusagen „passiert“. Wir wurden von unserer IT zu einer Beraterpräsentation mit dem Unternehmen HATAHET productivity solutions eingeladen und haben die Gelegenheit genutzt. Es handelt sich bei dieser Firma um ein Wiener IT Beratungsunternehmen, das anders agiert, als typische Technologieberater – die eben oft vorwiegend nur Tools vorstellen und versprechen, dass man mit diesen alle Herausforderungen meistern wird. Die Präsentation war dann doch ein Erlebnis – denn obwohl das Unternehmen viel Technologie Wissen mitbringt und sich auch darauf bezieht, wurde eben auch über Arbeitskultur, moderne Kommunikation und Zusammenarbeit gesprochen und auch darüber, dass es mehr sein muss, als eben nur ein weiteres Tool eingeführt zu haben. Es war ein spannender Tag, nicht zuletzt, weil es genau das war, was wir aus damaliger Sicht mit einem digitalen Arbeitsplatz erreichen wollten. Auch wenn wir es damals noch nicht wussten, war das schlussendlich schon die Geburt von unserem heutigen OSKAR.
In mehreren Gesprächen hat sich die HATAHET productivity solutions als guter Coach und Begleiter mit entsprechendem technischem Background und fertigen digitalen Arbeitsplatz Architekturen und Modellen als unser Berater für dieses Vorhaben herauskristallisiert. Der Berater agierte hier stark als Übersetzter zwischen der IT und uns als Fachbereich – mit allen Diskussionen und Herausforderungen, die solche Konstellationen mit sich bringen. Heute sind wir froh, es diesmal genauso gemacht zu haben. Heute haben wir OSKAR und kein weiteres Tool, das nur technisch betrieben wird und das viele auch gar nicht verwenden oder ungern verwenden müssen.
Nahed Hatahet: Bei einem solchen Projekt handelt es sich somit nicht nur um eine technische Lösung, wie Du sagst, sondern vor allem auch um ein Projekt im Bereich des Wissensmanagements, der Zusammenarbeit und der Kollaboration zwischen unterschiedlichen Bereichen sowie Personen. Viele Unternehmen machen diese Erfahrung, dass eben technische Umsetzungen zwar immer irgendwie gelingen, es aber sehr schwierig ist dafür zu sorgen, dass diese Tools dann auch genutzt werden. War das in diesem Projekt auch ein Problem? Falls ja, wie habt ihr das gelöst? Wie bist du an diese Problematik herangegangen?
Miriam Mayer: Es gab dazu mehrere digitale Workplace Modelle und dazugehörige Kommunikations- und Zusammenarbeitsmöglichkeiten, die uns die HATAHET productivity solutions präsentiert hat. Wir haben dann eines dieser Modelle in mehreren Workshops an die Kommunikations- und Zusammenarbeitsbedürfnisse der Österreichischen Post angepasst und haben dieses adaptierte Modell dann umgesetzt. Heute haben wir neben einem persönlichen Bereich auch eigene Informations- und Wissensbereiche sowie Bereiche für Zusammenarbeit geschaffen. OSKAR ist vor allem ein(!) sicherer zentraler Zugangspunkt zu allen Informationen für unsere Mitarbeiter aus ganz Österreich. Wir benutzen moderne Office 365 Möglichkeiten und haben u.a. Yammer für Wissen und Communities, SharePoint für Webseiten sowie Zusammenarbeit, jetzt auch bereits Teams für Zusammenarbeit, Exchange für Mails und Kalender und haben in OSKAR bestehende Applikationen integriert. Und zwar ohne, dass die Mitarbeiter die genannten Produkte alle im Detail kennen müssen, können sie mit OSKAR arbeiten – darauf sind wir stolz. Unser OSKAR Frontend ist dahingehend optimiert und somit einfach bedienbar, im Gegensatz zu Office 365, wie wir es früher im Einsatz hatten.
Unser Motto lautet: Wer etwas sucht oder wissen will, findet es in OSKAR. Die eigentliche Herausforderung aber war die Etablierung einer neuen Kommunikations- und Zusammenarbeitskultur, an der wir auch weiterhin arbeiten müssen. Hat man sich früher Mails geschickt, kann man heute in OSKAR in Projekten oder virtuellen Teams zusammen in Chats kommunizieren und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Dies verlangt neben der Schaffung der Grundlagen und Maßnahmen für eine moderne Arbeitskultur vor allem ein gutes internes Marketing, Branding sowie Begleitmaßnahmen und Unterstützung. Unser OSKAR steht nämlich für etwas, OSKAR steht für Online Suchen Kommunizieren und ARbeiten. Wir haben viel Zeit darin investiert, eine leicht erlernbare Plattform zu schaffen, die man sich mit ein paar Lernvideos in OSKAR auch einfach selbst beibringen kann. So haben wir auch Trainings- und Erklär-videos über einen eigenen OSKAR Videokanal bereitgestellt und Videos zielorientiert an den entsprechenden Stellen auch direkt in der Benutzeroberfläche integriert. Das haben wir auf Empfehlung des Beraters technologisch mit Microsoft Stream umgesetzt – und das funktioniert auch sehr gut. Viele dieser Ideen stammen auch aus dem Coaching des Beraters, der durch sein Know-how genau weiß, was man wie einsetzen muss, damit es einen Mehrwert liefert. Darauf aufbauend haben wir uns in der Kommunikationsabteilung sehr genau überlegt, wie wir intern langfristig effektiver sowie moderner kommunizieren und arbeiten wollen.
Ich glaube der Erfolg lag genau darin, nicht Tool orientiert in das Projekt zu gehen, sondern zielorientiert aus Sicht unserer Mitarbeiter und mit einem guten Coaching um unseren eigenen OSKAR verwirklichen und auch kreativ erarbeiten zu können. In Verbindung mit der bereitgestellten Technologie sind wir nun schon sehr weit gekommen und OSKAR ist unser täglicher Begleiter geworden, genauso wie es einer unserer Marketing Slogans sehr gut ausdrückt: „WE LOVE OSKAR!“
Nahed Hatahet: Es ist interessant zu hören, wie Du mit OSKAR und den dahinterliegenden Technologien an einer modernen Arbeitskultur bei der Österreichischen Post arbeitest, da kann man nur gratulieren! Herzlichen Dank, dass Du uns und vor allem der Office 365 Blog Community diesen wertvollen und sehr spannenden Einblick ermöglicht hast. Danke Miriam!
Miriam Mayer: Vielen Dank, sehr gerne.
Quelle: Interview im Auftrag von Office 365 Blog | Erschienen im Juni 2020 | Office 365 Blog, www.office365blog.at | Autor: Nahed Hatahet
Link zum Interview auf Office 365 Blog